20 % des nouveaux collaborateurs envisagent de quitter l’entreprise le jour même de leur arrivée et jusqu’à 50 % partent dans les 6 à 18 mois qui suivent leur recrutement. Le recrutement étant chronophage et onéreux, une entreprise doit tout mettre en œuvre pour réussir l’accueil d’un nouveau. Enfin 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration et vous ? (étude Mercuri Urval, janvier 2012)
Article rédigé en collaboration avec Emmanuelle Martos, également rédactrice invitée sur ce blog.
1. L’importance des premiers jours : la semaine d’introduction (« induction week »)
« … diminuer le stress du premier jour et d’apprendre à connaître les collègues de son service. Les contacts seront facilités par la suite. »
L’accueil
Généralement l’accueil d’un/e nouveau collaborateur commence par les étapes d’intégration multiples. Nous vous donnons ici quelques pistes selon notre vécu, mais chaque entreprise peut avoir ses propres rituels :
officialiser l’arrivée pour prévenir l’ensemble des collaborateurs (mémo, email…),
présenter le nouveau collaborateur à tout le monde,
lui faire visiter les locaux pour lui donner les premiers repères,
prendre les mesures nécessaires en amont pour que son poste de travail soit prêt et fonctionnel (PC, téléphone, email…) et préparer quelques fournitures de base (stylo, carnet de notes…).
Exemple de rituel : le petit déjeuner d’accueil.
Vous pouvez organiser un petit déjeuner avec les membres de l’équipe intégrée avec votre nouveau collaborateur. Cela permet de diminuer le stress du premier jour et d’apprendre à connaître les collègues de son service. Les contacts seront facilités par la suite.
« Commencer un nouvel emploi peut s’apparenter à un saut dans le vide : il faut donner un cadre pour les premiers jours d’un/e nouvel/le arrivé/e. Il faut savoir rester disponible et le faire savoir. »
L’environnement
Il est important d’accompagner le salarié dans la connaissance de son environnement. Pour cela plusieurs outils et supports peuvent aider à faciliter son intégration :
la mise en place d’un livret d’accueil (organigramme, histoire de l’entreprise, valeurs clés, informations produits et services, contacts utiles…),
la mise en place d’un livret d’accueil (demande de congés, avantages sociaux, règlement intérieur…),
la remise de tous les codes d’accès et tous les contacts nécessaires à la bonne prise en main de son poste de travail (IT…), la remise des supports indispensables (catalogue, brochures, flyers…), la recommandation d’ouvrages (constituer une liste de titres à lire pouvant permettre au nouveau venu d’acquérir rapidement des connaissances clés sur le secteur d’activité, les produits ou les services.).
Cela va lui permettre d’acquérir rapidement une partie des codes de l’entreprise, de décrypter comment se faire sa place au sein de l’entreprise.
L’acquisition des codes d’une entreprise est primordiale pour bien s’intégrer dans une équipe : aider le nouveau collaborateur à acquérir rapidement les codes officiels lui permettant de se concentrer sur les codes officieux, plus difficiles à détecter mais tout aussi importants. Lui donner du temps pour se familiariser avec les us et coutumes de sa nouvelle entreprise, lui donner une liste de tâches pour ses premières semaines (« to do list »).
Commencer un nouvel emploi peut s’apparenter à un saut dans le vide : il faut donner un cadre pour les premiers jours d’un/e nouvel/le arrivé/e. Il faut savoir rester disponible et le faire savoir.
On peut aussi chercher à faciliter l’acquisition des codes moins officiels (tenue, travail à domicile, célébration des anniversaires, repas…) en encourageant les personnes de confiance à partager un ou deux déjeuners avec le nouvel arrivé. Mais il s’agira ici principalement à chaque nouveau collaborateur de tout mettre en œuvre pour s’intégrer facilement car l’’impact managérial dans l’officieux doit rester limité au risque de s’avérer contre-productif.
Certaines entreprises ont mis en place des programmes de parrainage : intéressant et rassurant pour les salariés qui ont ainsi un référent pour leurs questions et qui se sentent peut être plus libre qu’avec leur N+1.
Basé principalement sur le volontarisme, et initié par le service RH ce programme de parrainage peut être rapidement et facilement mis en place et ce sans surcoût.
Un collaborateur plus ancien dans l’entreprise se tiendra donc disponible pour les questions du nouveau salarié. Il pourra également faciliter son intégration en l’intégrant dans les déjeuners entre collègues, les sorties informelles (« afterwork »). Ce dernier se sentira ainsi rapidement intégré dans l’entreprise.
« Quoi de plus valorisant que de pouvoir constater rapidement l’impact concret qu’on peut avoir sur une organisation ? Il faut couper rapidement cette sensation de « je viens de commencer, je ne sers a rien pour le moment… je ne fais qu’observer ». »
2. L’importance du suivi
La liste de tâches données lors des premiers jours nous permettra un suivi continu grâce à l’établissement de différentes deadlines de plus en plus espacées pour différents projets de plus en plus conséquents :
semaine 1 : 3 projets (faire comprendre le contexte, le/la familiariser avec le contexte de l’entreprise : analyse de la concurrence, audit, relevé de prix…)
semaine 2 : 2 projets (amener à la réflexion : recommandations)
semaine 3 : 1 projet (inciter à la présentation)
semaine 4 : 1 projet (mise en place et faisabilité)
Ce procédé peut être imaginé dans tous les domaines d’activités. Si l’analyse de prix et l’analyse de la concurrence se prêtent mieux aux domaines marketing et commercial, un audit peut être envisagé dans tous les départements d’une entreprise. Par exemple dans une fonction RH, on peut tout à fait imaginer l’audit de la communication mise en place avec les salariés de l’entreprise. Un projet concret pourrait, par exemple, être d’optimiser la distribution des fiches de paie. Grâce à la mise en place d’une meilleure communication en interne par exemple :
avec la direction commerciale, afin de communiquer les résultats, objectifs et commentaires d’éventuelles primes mensuelles,
avec le service communication afin d’insérer une newsletter mensuelle rapide sur la vie interne de l’entreprise.
On peut tout à fait imaginer ce même procédé dans une fonction logistique par exemple. Un projet concret pourrait par exemple être d’optimiser la gestion des plannings, ou encore la gestion des différents type de colis, la gestion des prestataires…
3. Le bilan de mi-période d’essai : où en est le collaborateur dans la mise en place de son ou ses projet(s).
L’intérêt ici est de tout mettre en œuvre pour que le nouveau collaborateur s’intègre rapidement en se valorisant. Quoi de plus valorisant que de pouvoir constater rapidement l’impact concret qu’on peut avoir sur une organisation ?
Il faut couper rapidement le sentiment de « je viens de commencer, je ne sers a rien pour le moment… je ne fais qu’observer ».
La phase d’observation nécessaire et importante doit précéder une phase d’analyse, de présentation et de mise en place rapide (dans les premier mois).
Préparer un document permettant cette évaluation de mi-parcours : vous permettant d’évaluer avec le salarié les points forts et les points à améliorer. Il n’est pas question ici de sanction mais de conseil pour une progression rapide. Vous pourrez également l’inviter à faire de même : qu’il vous fasse part des points positifs depuis son arrivée et les points sur lesquels il aurait aimé plus d’accompagnement, d’informations, de formation …
Cet échange est également important pour vous et pourra être remonté aux RH afin d’en tenir compte pour les prochains collaborateurs à intégrer.
« Ayant tous deux travaillé dans des entreprises filiales de groupes germaniques, en France, en Allemagne et au Royaume-Uni, il nous est apparu une plus forte présence de ce type d’échanges. Lorsque, menés de manière constructive et avec l’objectif d’orienter et guider le nouveau collaborateur, ce type d’échange a toutes les chances d’être perçus de manière très positive et n’est absolument pas ressenti comme une sanction ou un piège. La confiance, la transparence et l’esprit d’équipe étant de mise. »
4. Le bilan de période d’essai.
La mise en place d’une telle procédure vous permettra de pouvoir juger de la nécessité ou non de renouveler la période d’essai.
Un renouvellement de période d’essai n’est pas la solution pour un nouveau collaborateur n’ayant pas fait ses preuves : vous lui faites perdre son temps. S’il n’a pas su convaincre en 2 ou 3 mois, il n’aura que très peu de chance de convaincre en quelques semaines supplémentaires…
Il permet au contraire de donner plus de temps à l’aboutissement du / des projet(s) de votre nouveau collaborateur.
Selon la législation en vigueur dans le pays dans lequel vous exercez, la période d’essai peut être utile et doit être utilisé afin de s’assurer de la bonne compatibilité salarié / entreprise et entreprise / salarié. Comme en France par exemple.
Au Royaume-Uni en revanche, la loi en vigueur à l’écriture de cet article permet de mettre un terme à un contrat de travail pour incompatibilité jusqu’au deuxième anniversaire de la signature du contrat de travail, certains conseils préconisent même de purement et simplement supprimer la période d’essai. L’argument principal étant de permettre à certains types de candidats de montrer rapidement leur vrai visage.
Nous préconisons, quoi qu’il en soit, de conserver cette période d’essai, qui est un outil managérial intéressant permettant une plus grande flexibilité pour le nouveau collaborateur dans tous les cas de figure.
« Accorder du temps, confier des missions, écouter des recommandations, approuver certaines recommandations et accorder sa confiance dans leur mise en place sont autant d’éléments qui vont permettre de rapidement valoriser vos nouveaux collaborateurs et de leur assurer un début efficace et plaisant dès le premier jour ! »
Le cérémonial.
On ne parle pas de cérémonie en tant que tel mais plus de « marquer le coup » des étapes importantes de la vie d’un salarié.
La fin d’une période d’essai doit se voir officialiser, on peut imaginer différents scénarii selon les cas de figures :
remise des clés (point de vente, agence…),
augmentation de salaire (si cela avait été conditionné dès le début) mais avec une gratification supplémentaire pour la période d’essai réussie si les objectifs fixés en amont ont été atteint (cela est particulièrement vrai pour des postes à prédominance commerciale, où le retour sur investissement peut être facilement mesurable et fait partie des objectifs prioritaires de l’entreprise. Une telle fonction (directeur de magasin par exemple) peut donc être ainsi évaluée en accord bien entendu avec le salarié,
simple entretien pour formaliser la bienvenue dans l’entreprise,
cessation du vouvoiement et passage au tutoiement (je pense que le tutoiement n’est pas une preuve d’intégration mais fait aussi partie d’une hiérarchie toujours en vigueur dans les coutumes en France, la lutte des classes est toujours d’actualité aujourd’hui).
5. En conclusion
Loin de « fliquer » les nouveaux salariés, la mise en place d’un tel accueil cherche au contraire à valoriser rapidement un nouvel élément. Accorder du temps, confier des missions, écouter des recommandations, approuver certaines recommandations et accorder sa confiance dans leur mise en place sont autant d’éléments qui vont permettre de rapidement valoriser vos nouveaux collaborateurs et de leur assurer un début efficace et plaisant dès le premier jour !
Enfin, ni l’entreprise ni le nouveau collaborateur n’est en position de force lors de cette phase d’intégration. Les rôles sont égaux pour chacune des parties.
Les deux parties peuvent mettre un terme à la période d’essai avec la même facilité.
Il est nécessaire d’accorder du temps à tout nouveau collaborateur avec pour objectifs :
d’intégrer rapidement celui-ci,
de lui confier des missions,
de le valoriser,
de valider le recrutement en disposant rapidement d’éléments factuels pour jauger ses performances.
Cédric Grossmann
Consultant Marketing
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